Documento n. 20 - Verbali e procedure del collegio sindacale

Giugno 2013.

Al fine di mettere a disposizione della categoria strumenti operativi che consentano un’agevole applicazione delle Norme di comportamento del collegio sindacale, si forniscono alcune tracce di verbali, comunicazioni e procedure che possono essere utilizzati nella prassi professionale.

Gli esempi proposti, che traggono origine dai lavori in seno alla “Commissione per le norme di comportamento degli organi di controllo legale delle società”, istituita dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili nel mandato consiliare 2008-2012, intendono fornire un ausilio per lo svolgimento della funzione di vigilanza ex art. 2403 c.c. Essi devono essere utilizzati in modo flessibile, potendo i sindaci modificarli e integrarli, adattandoli in relazione alle caratteristiche della società oggetto di controllo.

Quanto all’ambito applicativo, i verbali, le comunicazioni e le procedure danno attuazione a quanto previsto dalle Norme di comportamento del collegio sindacale, emanate dal CNDCEC e aggiornate nel gennaio 2012. Si riferiscono, dunque, a società non quotate e non contengono indicazioni in ordine allo svolgimento dell’attività di revisione legale dei conti da parte del collegio sindacale.

Ciascun esempio è disponibile – in formato che ne consente l’immediata utilizzazione – sul sito dell’Istituto di Ricerca dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (www.irdcec.it) nell’area Documenti e notizie IRDCEC, sezione Documenti.

Tabella riepilogativa delle Norme di comportamento del collegio sindacale (allegato (si apre in una nuova finestra)).

ESEMPI DI VERBALI

• V.10. Dichiarazione di trasparenza (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.20. Dichiarazione di accettazione della nomina di sindaco (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.30. Verbale di insediamento del collegio sindacale (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.40. Verbale di pianificazione dell’attività del collegio sindacale (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.50. Lettera di richiesta di informazioni al precedente collegio sindacale (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.60.1. Comunicazione del sindaco al collegio sindacale per l’utilizzo di dipendenti o ausiliari (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.60.2. Verbale relativo alla scelta di avvalersi di dipendenti e ausiliari (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.70. Dichiarazione attestante la conservazione del libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale presso lo studio del presidente/sindaco (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.80. Verbale periodico dell’attività di vigilanza (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.90. Relazione del collegio sindacale all’assemblea dei soci ex art. 2429 c.c.  (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.100.1. Proposta motivata per il conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti (allegato 1 (si apre in una nuova finestra), allegato 2 (si apre in una nuova finestra)).
• V.100.2. Lettera di richiesta di informazioni ai fini della proposta per il conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.100.3. Verbale relativo alla proposta motivata per il conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.110. Parere del collegio sindacale sulla congruità del prezzo di emissione delle azioni in caso di aumento del capitale sociale con esclusione o limitazione del diritto di opzione (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.120. Osservazioni del collegio sindacale alla relazione sulla situazione patrimoniale delle società a seguito di diminuzione del capitale di oltre un terzo in conseguenza di perdite (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.130. Verbale dell’attività di vigilanza sull’operazione straordinaria di fusione (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.140. Verbale dell’attività di vigilanza sull’operazione straordinaria di scissione (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.150. Verbale dell’attività di vigilanza sull’operazione straordinaria di trasformazione (allegato 1 (si apre in una nuova finestra), allegato 2 (si apre in una nuova finestra)).
• V.160. Relazione sul bilancio finale di liquidazione (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• V.170. Verbale riassuntivo dell’attività del collegio sindacale (allegato (si apre in una nuova finestra)).

ESEMPI DI PROCEDURE

• P.10. Auto-valutazione del cumulo di incarichi (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• P.20. Valutazione delle cause di ineleggibilità e dell’indipendenza (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• P.30. Valutazione del rischio di dipendenza finanziaria (allegato (si apre in una nuova finestra)).
• P.40. Valutazione dei candidati revisori per il conferimento dell’incarico di revisione legale dei conti (allegato (si apre in una nuova finestra)).